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Empieza por lo que necesitas poder recuperar
Un inventario útil relaciona cada activo con una cuenta, una persona responsable y una evidencia. No basta con escribir «la web la lleva el proveedor»: necesitas saber qué parte gestiona, cómo contactar con él y qué acceso corresponde a la empresa.
Esta es una recomendación operativa de GUMZUX. No acredita titularidad, cumplimiento de un programa de ayudas ni derechos contractuales. No copies contraseñas, códigos de recuperación, claves API o datos de clientes en la plantilla.
Descargar inventario editable en texto (.md)
Puedes abrirlo con un editor de texto, duplicar la ficha por cada activo y conservarlo en una ubicación interna con acceso limitado. La descarga está vacía: no contiene datos de tu empresa ni envía respuestas.
Qué registrar por cada activo
- Activo y finalidad. Nombre, dirección pública o identificador no secreto y para qué se utiliza.
- Proveedor y cuenta. Empresa que presta el servicio y cuenta de organización correspondiente.
- Titular o propietario indicado. Anota lo que muestra la fuente consultada; si no puedes verificarlo, escribe «pendiente».
- Responsable interno y contacto del proveedor. Quién puede resolver una incidencia y quién aprueba cambios.
- Acceso comprobado y nivel de permiso. Fecha, persona que comprobó y resultado; no anotes sus credenciales.
- Recuperación. Quién controla el método de recuperación y dónde se custodia de forma segura, sin copiar códigos.
- Renovación y dependencias. Fecha e importe confirmados, quien paga y otros servicios que dependen del activo.
- Evidencia y siguiente acción. Referencia interna al documento o comprobación, incertidumbre, responsable y fecha de revisión.
Recorre estas familias
Dominio y DNS; hosting y copias; CMS y extensiones; correo corporativo; Search Console y analítica; perfiles públicos del negocio; licencias y archivos de diseño. Añade pagos u otros servicios si existen, sin registrar información financiera sensible. Si una familia no se utiliza, indícalo; una casilla vacía puede significar que nadie la ha revisado.
Ejemplo hipotético
Una empresa ficticia conoce su dominio y la fecha de la última factura, pero solo su proveedor entra en el panel. El inventario separa «factura localizada» de «acceso de la empresa pendiente». La siguiente acción es aclarar la cuenta, titularidad y permisos con el proveedor. Haber pagado una factura no se utiliza aquí como prueba automática de todos los derechos sobre la cuenta.
Convierte los huecos en tareas
Primero identifica dependencias que puedan interrumpir web o correo. Después asigna las comprobaciones pendientes a una persona. No cambies DNS, canceles servicios ni compartas accesos solo para completar una ficha. Registra el resultado y actualiza el inventario cuando cambie un proveedor, un responsable o una cuenta.
El inventario guarda contexto; la checklist de entrega web ayuda a revisar qué falta por comprobar. Para actuar, consulta las guías de dominio y titularidad, accesos y entrega, hosting y copias y cambio de proveedor.
Si necesitas revisar el conjunto de activos y aplicaciones de tu empresa, puedes consultar con GUMZUX.